Datenschutzhinweise für Vertragspartner

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutz geben. Die Relevanz der hier aufgeführten Informationen hängt von der Art und dem Umfang der von Ihnen in Anspruch genommenen oder vereinbarten Dienstleistungen ab.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich ist

anevis solutions GmbH
Friedrich-Bergius-Ring 15, 97076 Würzburg
Telefon: +49 931 46621710
info@anevis-solutions.com

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter

anevis solutions GmbH
Datenschutzbeauftragter
Friedrich-Bergius-Ring 15, 97076 Würzburg
Telefon: +49 931 46621717
datenschutz@anevis-solutions.com

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir direkt von Ihnen im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung erhalten, sowie gegebenenfalls von weiteren Betroffenen (z.B. Mitarbeitende, weitere Dienstleister), deren Daten uns im Zusammenhang mit Ihrer Geschäftsbeziehung übermittelt werden. Darüber hinaus können wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister, Verbände, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder von sonstigen berechtigten Dritten erhalten.

Relevante personenbezogene Daten sind Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Werbe- und Vertriebsdaten, Dokumentationsdaten (z.B. Gesprächsprotokolle) sowie alle weiteren Daten, die zur Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich sind.

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

a. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erbringung und Vermittlung von Finanzdienstleistungen im Rahmen der Durchführung unserer Verträge mit unseren Kunden oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt (z.B. privates oder institutionelles Factsheet, Website Charts, PRIIP Berechnungen, Nachhaltigkeitsreports oder weitere Produkte von anevis).

b. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:

Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache, im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und unter Beachtung des Widerspruchsrechts
Werbung oder Markt- und Meinungsforschung soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben,
Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Unternehmens, z. B. durch den Einsatz technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen wie Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung und Firewalls,
Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten

c. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Newsletterversand) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

d. Analyse von Kundenkommunikation zur Qualitätssicherung und Serviceverbesserung

Um unseren Service für Sie stetig zu verbessern und sicherzustellen, dass wir Ihre Anliegen stets zu Ihrer vollen Zufriedenheit bearbeiten, führen wir Analysen unserer schriftlichen Kundenkommunikation (E-Mails) durch. Nachfolgend erläutern wir Ihnen transparent, wie dieser Prozess funktioniert und welche Rechte Sie haben.

i) Zweck der Verarbeitung

Die Analyse dient ausschließlich folgenden Zwecken:

Verbesserung der Servicequalität: Wir möchten die Qualität der Antworten unseres Kundenservice-Teams kontinuierlich bewerten und verbessern.
Früherkennung von Kundenunzufriedenheit: Durch die Analyse der Tonalität können wir potenzielle Missverständnisse oder Unzufriedenheit frühzeitig erkennen und proaktiv eine Lösung für Sie finden.
Identifizierung von Schulungsbedarf und Lob: Wir nutzen die Erkenntnisse, um unsere Mitarbeiter gezielt zu schulen. Ebenso wichtig ist es uns, herausragende Serviceleistungen zu erkennen und unsere Mitarbeiter für positives Kundenfeedback loben zu können.

ii) Rechtsgrundlage und Abwägung der Interessen

Diese Verarbeitung stützen wir auf unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir sind uns bewusst, dass bei diesem Prozess der vollständige Inhalt Ihrer E-Mail-Kommunikation verarbeitet wird. Wir haben unser berechtigtes Interesse – die Sicherung und Steigerung unserer Servicequalität – sorgfältig gegen Ihr Recht auf Schutz Ihrer personenbezogenen Daten abgewogen. Wir sind zu dem Ergebnis gekommen, dass unsere Interessen überwiegen, da wir die folgenden umfassenden Schutzmaßnahmen getroffen haben:

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf lokalen, gesicherten IT-Systemen und nicht bei externen KI-Dienstleistern.
Der Zugriff auf die Daten und die Analyseergebnisse ist auf einen sehr kleinen, speziell geschulten und zur Vertraulichkeit verpflichteten Personenkreis unseres Qualitätssicherungsteams beschränkt. Die aggregierten Ergebnisse werden an die Leitung des Operations-Teams weitergegeben.
Es werden keinerlei automatisierte Entscheidungen getroffen, die Sie betreffen. Jedes Ergebnis dient lediglich als Grundlage für eine manuelle Prüfung durch unsere Mitarbeiter.
Ihre E-Mails werden unter keinen Umständen zum Trainieren oder Weiterentwickeln der KI-Modelle verwendet (siehe separater Punkt unten).
Sie haben ein einfaches und klares Recht, dieser Verarbeitung jederzeit zu widersprechen.

iii) Funktionsweise und eingesetzte Technologie

Der Prozess gestaltet sich wie folgt:

Die E-Mail-Kommunikation zwischen Ihnen und unserem Unternehmen wird aus unserem E-Mail-System ausgelesen.
Um den Kontext, die Nuancen und den Verlauf eines Anliegens korrekt zu erfassen, wird die E-Mail im Ganzen analysiert. Eine automatisierte Entfernung von Daten (wie z.B. Signaturen oder Verläufen) hat sich als technisch fehleranfällig erwiesen und würde das Risiko einer Fehlinterpretation des Anliegens erhöhen, was dem Zweck der Qualitätsverbesserung entgegenwirken würde.
Die E-Mail wird von einer KI-Software (Künstliche Intelligenz) auf unserem internen System auf ihre allgemeine Tonalität (z.B. positiv, neutral, negativ) hin bewertet.
Das Ergebnis dieser KI-Analyse wird ausschließlich von den oben genannten, erfahrenen Mitarbeitern des Qualitätssicherungsteams geprüft und interpretiert.

iv) Kategorien der verarbeiteten Daten

Da keine Pseudonymisierung erfolgt, werden zur Analyse folgende Datenkategorien verarbeitet:

Der vollständige Inhalt Ihrer E-Mail-Kommunikation, inklusive des Haupttextes, vorhergehender Nachrichten im Verlauf, E-Mail-Header (mit Absender, Empfänger, Zeitstempel) sowie sämtliche Informationen aus Ihrer Signatur (z.B. Name, Firma, Position, Kontaktdaten).

v) Keine Verwendung Ihrer Daten für das KI-Training

Wir versichern Ihnen ausdrücklich: Ihre E-Mails werden niemals zum Trainieren oder zur Weiterentwicklung unserer KI-Modelle verwendet. Die Analyse dient ausschließlich dem oben beschriebenen Anwendungszweck („Inferenz“). Für die Entwicklung und das Training unserer Systeme nutzen wir ausschließlich vollständig pseudonymisierte, manuell nachbearbeitete Datensätze oder gänzlich fiktive Daten, die zudem um jegliche Geschäftsgeheimnisse bereinigt wurden.

vi) Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es sei nochmals ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die KI-Analyse lediglich als unterstützendes Werkzeug dient. Es erfolgen keinerlei automatisierte Entscheidungen, die für Sie rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen haben. Jedes Analyseergebnis wird von einem Menschen bewertet, bevor gegebenenfalls Maßnahmen zur Serviceverbesserung eingeleitet werden.

vii) Speicherdauer

Die Ergebnisse der Stimmungsanalyse werden nur so lange aufbewahrt, wie es für den Zweck der Qualitätssicherung und der internen Auswertung erforderlich ist. Spätestens nach 6 Monaten werden diese Analyseergebnisse gelöscht. Die Original-E-Mails unterliegen den regulären Aufbewahrungsfristen für Geschäftskommunikation.

viii) Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Da wir diese Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse stützen, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir werden die Verarbeitung Ihrer Daten für diese Zwecke dann einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen.

Ihren Widerspruch können Sie formlos an folgende E-Mail-Adresse richten: datenschutz@anevis-solutions.com

ix) Weitere Betroffenenrechte

Informationen zu Ihren weiteren Rechten wie Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit finden Sie im Abschnitt “Welche Datenschutzrechte habe ich?”

Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen und Vertrieb und Marketing.

Die Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur nach ordnungsgemäßer Einwilligung oder unter besonderen Voraussetzungen, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten. Empfänger der personenbezogenen Daten können z.B. sein:

Öffentliche Stellen und Institutionen (Strafverfolgungsbehörden, Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
andere Finanzdienstleistungsinstitute, vergleichbare Einrichtungen oder Dienstleister, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln (z.B. Korrespondenzdaten),
Gläubiger oder Insolvenzverwalter, welche im Rahmen einer Zwangsvollstreckung anfragen,
Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet statt, sofern dies für die Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten durch von uns beauftragte Dienstleister, aufgrund Ihrer Einwilligung, gesetzlicher Vorschriften oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist.

In allen Fällen der Übermittlung in Drittstaaten stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Dies geschieht in erster Linie durch:

Das Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO) für das jeweilige Drittland.
Die Anwendung geeigneter Garantien, wie beispielsweise Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 DSGVO), ergänzt durch notwendige zusätzliche Schutzmaßnahmen (Transfers Impact Assessments), sofern erforderlich.

In Ausnahmefällen kann eine Datenübermittlung in ein Drittland auch ohne die oben genannten Garantien erfolgen, wenn einer der Tatbestände gemäß Art. 49 Abs. 1 DSGVO vorliegt. Dies ist der Fall bei:

Ihrer ausdrücklichen Einwilligung für den konkreten Einzelfall.
Der Notwendigkeit zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin.
Gesetzlichen Regelungen, z.B. zur Bekämpfung von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung.

Eine darüber hinausgehende Übermittlung personenbezogener Daten findet nicht statt, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre angelegt ist.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentationsdauer beträgt in der Regel zwei bis zehn Jahre.
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.

Wird eine automatisierte Entscheidungsfindung eingesetzt?

Zur Begründung oder Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-GVO.

Findet Profiling statt?

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Informationen zum Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO

Sie haben das Recht, jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn diese auf Grundlage einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO) erfolgt – sofern sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe dafür ergeben.

Darüber hinaus können Sie der Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktwerbung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. In diesem Fall werden Ihre Daten nicht mehr zu Werbezwecken verarbeitet.

Richten Sie Ihren Widerspruch bitte formlos unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse mit dem Betreff „Widerspruch“ an:

anevis solutions GmbH
Friedrich-Bergius-Ring 15, 97076 Würzburg
Telefon: +49 931 46621717
datenschutz@anevis-solutions.com

Stand: 20. Oktober 2025